Свой ИИ-советник из документов компании: из чего он собирается и что умеет
Ответы на большинство рабочих вопросов уже записаны: в регламентах, договорах, переписке. Советник не знает ничего сверх этого — он находит нужное место и отвечает со ссылкой. Разбираем, из каких частей он состоит, какие вопросы ему можно доверить и сколько времени он возвращает.
Самый знающий сотрудник в компании — папка с документами. В ней есть условия каждого договора, порядок согласований, прошлые решения. Спросить её нельзя, поэтому спрашивают коллег: «а какой у нас срок оплаты у этого поставщика?», «а кто согласует скидку больше десяти процентов?».
ИИ-советник — способ задать вопрос самим документам. Слово «советник» здесь не про мудрость: он не принимает решений и не знает того, чего нет в ваших файлах. Он быстро находит нужное и показывает, откуда это взял.
Чем советник отличается от обычного чат-бота
Один и тот же вопрос — два разных ответа
Публичный чат-бот и советник по вашим документам
| Публичный чат-бот | Советник по вашим документам | |
|---|---|---|
| Откуда знания | из текстов, на которых обучена модель | из ваших документов, найденных под вопрос |
| Что знает о компании | ничего, кроме того, что вы вставили в сообщение | всё, что загружено в базу и разрешено этому сотруднику |
| Как проверить ответ | никак, источника нет | открыть документ по ссылке из ответа |
| Если ответа нет | часто отвечает правдоподобно | говорит «в документах этого нет» |
| Где данные | на сервере сервиса | у вас или у поставщика по договору |
Модель в обоих случаях может быть одной и той же. Разница в том, что советнику перед ответом дают прочитать нужные страницы.
Из чего он собирается
Пять частей советника
Модель — только одна из них
Регламенты, договоры, переписка, протоколы, записи из учётной системы
Распознаём текст, убираем дубли и старые версии, делим на фрагменты
Каждый фрагмент превращается в набор чисел; близкие по смыслу лежат рядом
Читает найденные фрагменты и формулирует ответ
Ссылка на источник, честное «не знаю», права доступа
Поиск по смыслу — часть, которую обычно не видно. Обычный поиск ищет совпадение слов: на вопрос «когда платить поставщику» он не найдёт пункт «расчёты производятся в течение 14 банковских дней». Здесь каждый фрагмент заранее переводится в набор чисел, который описывает его смысл. Вопрос переводится так же, и система достаёт самые близкие фрагменты, даже если слова другие.
Правила — часть, на которой экономят зря. Без ссылки на источник ответ нельзя проверить. Без права сказать «не знаю» советник начнёт выдумывать. Без прав доступа он покажет менеджеру зарплатную ведомость.
Почему качество чаще теряется на шаге подготовки, а не в модели, мы разбирали в статье про базу знаний.
Какие вопросы ему можно доверить
Где советник силён, а где нет
Граница проходит по тому, записан ли ответ в документах
| Вопрос | Справится? | Почему |
|---|---|---|
| Какой срок оплаты в договоре с этим поставщиком? | Да | Факт записан в одном документе |
| Чем отличаются условия двух поставщиков? | Да | Сравнение по двум найденным документам |
| Что мы решили по этому вопросу в прошлом году? | Да | Если решения записаны: протоколы, письма |
| Подготовь черновик ответа клиенту по регламенту | Да | Черновик проверит и отправит человек |
| Сколько мы отгрузили в сентябре? | Не сам | Точные цифры берут запросом к учётной системе, а не поиском по тексту |
| Стоит ли нам выходить на новый рынок? | Нет | Решение принимает человек. Советник соберёт факты для него |
| Что на самом деле думает этот клиент? | Нет | Этого нет в документах |
Хороший советник на три последних вопроса так и ответит: «этого в документах нет» или «вот что нашлось, вывод за вами».
Считаем: сколько времени он возвращает
Возьмём условную оптовую компанию на 40 человек. Советником пользуются 15 сотрудников: менеджеры, закупки, бухгалтерия. Каждый задаёт в среднем 4 вопроса в день — получается 60 вопросов в день, или 1 320 в месяц при 22 рабочих днях.
Без советника поиск ответа занимает около 8 минут: открыть папку, найти нужную версию, дойти до пункта или написать коллеге и дождаться. С советником — около 2 минут: спросить, прочитать, открыть источник и убедиться. Экономия — 6 минут на вопрос.
Советник отвечает не на всё. Пусть он закрывает 60% вопросов, а на остальные честно говорит «не знаю».
Расчёт на месяц
Компания и цифры условные — подставьте свои
| Показатель | Значение |
|---|---|
| Сотрудников с доступом | 15 |
| Вопросов в месяц | 1 320 |
| Из них закрывает советник (60%) | 792 |
| Экономия на один вопрос | 6 минут |
| Возвращается времени | 79 часов |
| В деньгах при 600 ₽ за час | ≈ 47 500 ₽ |
| Расходы на модель | ≈ 2 600 ₽ |
Расходы на модель взяты из расчёта 2 ₽ за вопрос; откуда эта цифра, мы считали в статье про сервер и оплату за запросы. Разработка и подготовка документов считаются отдельно и зависят от задачи.
Главное допущение здесь — 60%. Посмотрим, что будет, если его сдвинуть.
Всё решает доля вопросов, на которые он отвечает верно
Часов в месяц при тех же 1 320 вопросах
6 минут экономии на вопрос · 1 320 вопросов в месяц · компания и цифры условные
Между 40% и 80% — разница вдвое. Эта доля зависит от порядка в документах и качества поиска. Поэтому деньги в таком проекте уходят на подготовку данных, а не на модель: модель — меньше трёх тысяч рублей в месяц.
Где он живёт и кто видит данные
Есть два варианта.
- Документы и база у вас, модель — у поставщика по договору. Наружу уходит только вопрос и несколько найденных фрагментов. Подходит, если эти фрагменты можно передавать внешнему сервису.
- Всё внутри компании. Модель работает на вашем сервере, наружу не уходит ничего. Нужен, если документы нельзя выносить: персональные данные, коммерческая тайна, требования службы безопасности.
В обоих вариантах права доступа проверяются до поиска: советник ищет только среди документов, которые этому сотруднику разрешено видеть.
Пользоваться им можно там, где людям привычно: в рабочем мессенджере или в окне браузера. Отдельного устройства не нужно.
Чего от него не ждать
- Он не принимает решений. Он собирает факты, на которых решение принимает человек.
- Он не знает того, что не записано. Договорённость по телефону для него не существует.
- Он устаревает вместе с базой. Если новые документы не попадают в неё сами, через полгода советник начнёт цитировать отменённое.
- Он ошибается. Поэтому ссылка на источник обязательна, а там, где ошибка дорого стоит, ответ проверяет человек.
С чего начать
- Выберите одну тему и одну группу людей. Например, договоры с поставщиками и отдел закупок.
- Соберите 30–50 вопросов, которые эти люди действительно задают, и найдите на них правильные ответы руками.
- Соберите документы по теме и проверьте, какие версии действуют.
- Решите, можно ли фрагменты этих документов передавать внешнему сервису.
- Запустите советника на этой теме и посчитайте долю верных ответов на своих вопросах.
- Расширяйте на следующую тему, когда доля вас устроит.
Как это делаем мы
В Kalman Lab мы собираем советника от документов, а не от модели: приводим базу в порядок, настраиваем поиск, права доступа и ссылки на источник. Качество показываем цифрой — долей верных ответов на ваших вопросах — до запуска. Если данные нельзя выносить, разворачиваем всё внутри вашего периметра.
Первый разбор задачи — 30 минут, бесплатно. Расскажите, какие документы у вас есть и о чём сотрудники спрашивают чаще всего, — прикинем, что советник закроет сразу.
Ещё в блоге: С какого процесса начинать автоматизацию с ИИ: считаем по четырём критериям
