С какого процесса начинать автоматизацию с ИИ: считаем по четырём критериям

Первым обычно берут самый больной или самый эффектный процесс. Чаще всего он же самый сложный, и пилот вязнет. Показываем, как за час оценить процессы по четырём критериям и выбрать тот, где результат будет быстро.

«Давайте внедрим ИИ» обычно значит, что конкретный процесс ещё не выбран. Дальше выбирают одним из двух способов: что сильнее всего болит или что эффектнее выглядит. Оба способа ведут к самой сложной задаче в компании. Пилот тянется месяцами, результата нет, и появляется вывод «ИИ нам не подходит».

Первый проект должен быть не самым важным, а самым предсказуемым. Ниже способ выбрать его за час, с одной таблицей.

Четыре критерия

Каждый процесс оцениваем от 1 до 5 по четырём критериям. Максимум — 20 баллов.

Объём считается просто: число операций умножить на минуты на одну. Мало часов — нечего экономить. Повторяемость показывает, сколько будет исключений: чем их больше, тем труднее автоматизировать. Цена ошибки разная у разных процессов: клиент переспросил — дёшево, ушёл неверный платёж — дорого.

Важно, чтобы все процессы оценивались по одной шкале.

Пример: три процесса одной компании

Возьмём условную оптовую компанию на 40 человек. Руководитель хочет начать с коммерческих предложений: на них уходит время лучших менеджеров. Посчитаем три процесса.

Ответы на типовые вопросы клиентов. Статус заказа, сроки и условия доставки, наличие. 60 обращений в день по 4 минуты — это 88 часов в месяц при 22 рабочих днях. Три четверти вопросов типовые. Ошибка стоит недорого: клиент переспросит. Данные лежат в учётной системе и регламентах.

Разбор входящих счетов и актов. 400 документов в месяц по 6 минут — 40 часов. Большинство документов однотипные, но ошибка здесь — это деньги. Часть документов приходит сканами в разных форматах.

Коммерческие предложения крупным клиентам. 12 предложений в месяц по 3 часа — 36 часов. Каждое собирается по-новому, ошибка в цене или условиях стоит сделки, а знания о клиентах хранятся в головах менеджеров.

Процесс, с которого хотели начать, оказался последним.

Как читать результат

• 16–20 баллов — начинать отсюда.
• 11–15 баллов — можно, но сначала подготовка: привести в порядок данные или оставить человека на проверке.
• 10 и меньше — отложить.

Два правила важнее суммы.

Если цена ошибки — 1 или 2 балла, не делайте этот процесс первым. А когда дойдёте до него, оставьте человека в контуре: система готовит черновик, сотрудник подтверждает. В примере со счетами это выглядит так: система распознаёт документ и предлагает проводку, бухгалтер проверяет и нажимает «принять».

Если данные — 1 балл, сначала данные. Автоматизировать пока нечего. О том, как проверить свои документы, мы писали в статье про базу знаний.

Сколько это в деньгах

Посчитаем победителя. Из 88 часов типовые вопросы занимают три четверти — 66 часов. Пусть ассистент закроет половину из них: 33 часа в месяц.

При стоимости рабочего часа около 600 ₽ (зарплата 80 000 ₽ плюс взносы) это примерно 20 000 ₽ в месяц. Расходы на модель при такой нагрузке — около 2 600 ₽ в месяц: 60 вопросов на 22 дня, примерно 2 ₽ за вопрос. Откуда 2 ₽, мы считали в статье про сервер и оплату за запросы.

Разработка считается отдельно и зависит от задачи. Но порядок экономии понятен ещё до старта, и его можно сравнить со стоимостью проекта.

Когда нейросеть не нужна

Высокий балл не значит, что нужен ИИ. Смотрите, что приходит на вход процесса.

• Вход структурированный: поля формы, строки таблицы, файлы из электронного документооборота. Правила известны. Это обычная автоматизация — интеграция, скрипт, шаблон. Она дешевле и надёжнее.
• Вход неструктурированный: свободный текст, сканы, речь, фотографии. Здесь нужна нейросеть.

В примере со счетами документы из электронного документооборота разносятся без ИИ. Нейросеть нужна только для сканов и фотографий. Процесс часто делится на две части, и нейросети достаётся меньшая.

Как собрать цифры за неделю

1. Выпишите 5–10 процессов, на которые жалуются чаще всего.
2. Неделю считайте операции: отметки в таблице, без хронометража. Время одной операции замерьте на десяти случаях.
3. Спросите исполнителей, какая доля случаев типовая. Они знают это точнее руководителя.
4. Для каждого процесса запишите худшую ошибку, которая уже случалась, и во что она обошлась.
5. Проверьте, где лежат данные и есть ли примеры правильных решений.
6. Поставьте баллы и отсортируйте.

Как это делаем мы

В Kalman Lab с такой таблицы начинается любая работа: на диагностике мы вместе с вами оцениваем процессы и выбираем первый. Если процесс закрывается обычной автоматизацией, делаем без нейросети. Если для старта не хватает данных, сначала приводим их в порядок.

Ещё в блоге: Свой сервер для нейросети или оплата за запросы: считаем, что дешевле